家族同伴の社員旅行・出張は会社の経費になるのか？
社員旅行や出張に行く会社はそう珍しいことではありません。
そんな中、よく会社の社長や役員、従業員の家族を連れての旅行も多々あることでしょう。
「いつも会社を支えてくれる従業員のご家族にも楽しんでもらいたい」
そういった理由から、社長自ら招待することもあるかと思います。
ただし、そもそも”社員旅行”という名目にも係らず、家族を同伴させても良いのか？
もし同伴した場合、それは会社の経費とすることが出来るのか？
今回は、そういった点について、解説していきたいと思います。
社員旅行について
社員旅行とは、その名の通り「会社が従業員のために行う、レクリエーション旅行」のことを言います。
この理由からすると、”では従業員のためとは”、広義的にその家族も含まれるのではないかと思われるかもしれません。
その曖昧な線引きについて、国税庁より通達や質疑回答が提示されています。
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従業員レクリエーション旅行や研修旅行を行った場合、使用者が負担した費用が参加した人の給与として課税されるかどうかは、その旅行の条件を総合的に勘案して判定します。
従業員レクリエーション旅行の場合は、その旅行によって従業員に供与する経済的利益の額が少額の現物給与は強いて課税しないという少額不追及の趣旨を逸脱しないものであると認められ、かつ、その旅行が次のいずれの要件も満たすものであるときは、原則として、その旅行の費用を旅行に参加した人の給与としなくてもよいことになっています。
(1)旅行の期間が4泊5日以内であること。
海外旅行の場合には、外国での滞在日数が4泊5日以内であること。
(2)旅行に参加した人数が全体の人数の50％以上であること。
工場や支店ごとに行う旅行は、それぞれの職場ごとの人数の50％以上が参加することが必要です。(注1)上記いずれの要件も満たしている旅行であっても、自己の都合で旅行に参加しなかった人に金銭を支給する場合には、参加者と不参加者の全員にその不参加者に対して支給する金銭の額に相当する額の給与の支給があったものとされます。
(注2)次のようなものについては、ここにいう従業員レクリエーション旅行には該当しないため、その旅行に係る費用は給与、交際費などとして適切に処理する必要があります。
(1)役員だけで行う旅行
(2)取引先に対する接待、供応、慰安等のための旅行
(3)実質的に私的旅行と認められる旅行
(4)金銭との選択が可能な旅行
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まず、上記の内容からいきますと、会社の経費と認められない場合、個々人の給与として取り扱われることにご注意ください。
そして重要なのが、①その旅行に際し使われる金額が高額でないこと。
②旅行の期間、③旅行の参加者が会社全体の半数以上であることです。
そもそも注意書きとして記載されている要件に当てはまる場合は、社員旅行としては認められません。
国税庁による社員旅行として認められる参考事例
根本的に曖昧な問題点であるために、あくまで参考例として次のように国税庁が公表しています。具体的には、次のように取り扱われるものと考えられます。
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［事例1］
旅行期間 3泊4日
費用及び負担状況 旅行費用15万円(内使用者負担7万円)
参加割合 100%
・・・旅行期間・参加割合の要件及び少額不追求の趣旨のいずれも満たすと認められることから原則として非課税［事例2］
旅行期間 4泊5日
費用及び負担状況 旅行費用25万円(内使用者負担10万円)
参加割合 100%
・・・旅行期間・参加割合の要件及び少額不追求の趣旨のいずれも満たすと認められることから原則として非課税［事例3］
旅行期間 5泊6日
費用及び負担状況 旅行費用30万円(内使用者負担15万円)
参加割合 50%
・・・旅行期間が5泊6日以上のものについては、その旅行は、社会通念上一般に行われている旅行とは認められないことから課税
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以上の内容を図にまとめたものが下記となります。
旅行期間 旅行費用 会社負担 従業員負担 参加割合 給与課税
事例1 3泊4日 15万円 7万円 8万円 100% 非課税
事例2 4泊5日 25万円 10万円 15万円 100% 非課税
事例3 5泊6日 30万円 15万円 15万円 50% 課税
ここで重要なのが、［事例3］で、給与課税をする理由として、旅行期間の部分にしか触れておらず、金額については特に触れていない点です。
そのため、15万円の会社負担分は良いのか不明確なままでもあります。
ですが、地方裁判において、20万円の会社負担分についても経費として認められた事例もあります。
これは、“社会通念上一般的”という部分に着目して判断されるとのことです。
つまり、多様かつ流動的な経済現状を明確に規制することには限界があり、従業員等が受ける経済的利益がどの程度の金額に評価しうるかについては、合理的に認められる判断基準が重要とのことです。
また、旅行期間が4泊5日を超えるものについては、そもそも給与課税されることに十分ご注意ください。
家族同伴の旅費
さて、今回の最大のポイントについてですが、率直に言うと、家族同伴の出張費、社員旅行については福利厚生費として”認められにくい”です。
ですから、家族同伴で参加した従業員には、「家族分」の費用が給与課税される可能性がとても高いです。
また、こちらも国税庁にて通達の記載があります。
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【同伴者の旅費】
法人の役員が法人の業務の遂行上必要と認められる海外渡航に際し、その親族又はその業務に常時従事していない者を同伴した場合において、
その同伴者に係る旅費を法人が負担したときは、その旅費はその役員に対する給与とする。
ただし、その同伴者が例えば次に掲げる場合のように、明らかにその海外渡航の目的を達成するために必要な同伴と認められるときは、
その旅行について通常必要と認められる費用の額はこの限りでない。
(1)その役員が常時補佐を必要とする身体障害者であるため補佐人を同伴する場合
(2)国際会議への出席等のために配偶者を同伴する必要がある場合
(3)その旅行の目的を遂行するため外国語に堪能な者又は高度の専門的知識を有する者を必要とするような場合に、適任者が法人の使用人のうちにいないためその役員の親族又は臨時に委嘱した者を同伴するとき
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こちらは実際に裁判事例があり、家族同伴を行った会社の役員は判決で負けてしまいました。
将来子供が次期会社の代表になるため、取引先と打ち合わせに参加するためであったとしても、
取引先との伝統交流として、お互いの子供を連れてくるよう指示があったとしても、
あくまでそれは会社の業務遂行上においては、また別のことであると指摘されました。
(なお、配偶者の場合は給与として判断されないようです。)
ただ、だからといって全てにおいて課税されるわけではありません。
そもそも、出張費であろうが、社員旅行であろうが、各々の状況を鑑みる必要があります。
たとえば、幼少のお子様をもつ役員(夫妻共に)の方が、出張を行う場合、
そもそも実家や地元が遠方である場合、お子様を親や第三者に預けておくことが困難となります。
そのため、同伴しなければ、必然的に出張にしても、社員旅行にしても成立しません。
もし仮にそれが高額であるならば給与として判断されるかもしれませんが、
小額不追求等の観点から、一般的な金額であるならば、認められる可能性もあるでしょう。
こうしたその時の状況において、まず出張や旅行に関して、
それらが成立する状況であったのか、はたまた無かったのかが、大きなポイントになることを重点にお考えください。
まとめ
なお、法律においてもグレーな部分が多いために、曖昧なまま、いざ税務調査で負けてしまったなどということは、なるべく避けたいところです。
そのため、出張や旅行に際して、会社なりの規定を設けておくこともまた重要であります。
ただし、先ほどからお伝えしているとおり、社会通念上高額であったり、旅行期間が4泊5日を超えるようであったりするならば避けたほうが良いでしょう。
その中で、規定の金額を決めておくことで、会社としても管理しやすい点や、税務調査での否認される確立も大きく軽減されることでしょう。
