年末調整手続きの電子化が実施されます
令和2年の年末調整から手続の電子化が実施されます。
これまでの年末調整で行っていた書類の配布や回収、チェックなどの業務の負荷を軽減し、業務の効率化が可能になります。
今回は、年末調整の電子化について、準備しておくべきことをご紹介します。
年末調整手続きの電子化の目的
これまでの年末調整では紙の申告書を使うため、従業員ごとに申告書を記入してもらい回収していました。申告書も書き方が複雑なために、問い合わせに対応したりしなくてはなりません。回収後はチェックをし、誤りや不備がある場合は修正してもらい再度回収し…と煩雑な作業が多く非常に時間のかかるものでした。
そこで平成30年度の税改正にて生命保険料控除、地震保険料控除、住宅借入金等特別控除等の書類について、従業員は電子データで企業に提出できるようになりました。
これにより令和2年の年末調整から、従業員は保険会社等のホームページ等を利用して控除証明書などを電子データで取得し、年末調整書類として提出することができるようになります。年末調整手続きの電子化は企業側の担当者にかかっている負荷を軽減するために取られた施策です。
年末調整手続きが電子化された場合の手順
年末調整手続きが電子化された場合の手順は以下のようになります。
1 従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領
2 従業員が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェアに、住所・氏名等の基礎項目を入力し、1で受領した電子データをインポート（自動入力、控除額の自動計算）して年末調整申告書の電子データを作成
3 従業員が、2の年末調整申告書データ及び1の控除証明書等データを勤務先に提供
4 勤務先が、3で提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算
電子データで提出を認められている書類は以下の通りです。
【年末調整申告書関係】
・扶養控除等申告書
・配偶者控除等申告書
・保険料控除申告書
・住宅ローン控除申告書
・基礎控除申告書(令和2年分から新設)
・所得金額調整控除申告書(令和2年分から新設)
【控除証明書等関係】
・保険料控除証明書
・住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除証明書
・年末残高等証明書
電子化に向けての準備
電子化に向けての準備は大きく次にように行います。
企業側の準備
①電子化の実施方法の検討
年末調整の電子化を実施するにあたり、どの申告書作成用をソフトウェアを使用するか、電子後の事務手順をどうするかなどを検討します。
国税庁では「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」（2020年10月リリース予定）を無償で提供する予定になっていますが、同様の仕組みを取り込んだ民間のソフトウェアでも作成することもできます。
②従業員への周知
従業員から年末調整申告書を電子データにより提供を受けるに当たり、法令上は事前に従業員から同意を得る必要はありません。
③給与システム等の改修等
従業員から受け取った年末調整申告書のデータで年末調整計算を行うためには、給与システムにデータを取り込むことになります。ただし、それには現在ご利用の給与システムが、データの取り込みに対応していることが前提となりますので、もし対応していなければ給与システムを改修する必要があります。
④税務署への届出
従業員から年末調整申告書に記載すべき事項を電子データにより提供を受けるためには、勤務先があらかじめ所轄税務署長に、「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。
申請書を提出した月の翌月末日までに、「承認」あるいは「承認しない」ことを決定した通知が届きます。承認を受けて初めて、電子化導入と運用が認められます。
源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請
従業員側の準備
①年末調整申告書作成用のソフトウェアの取得
保険会社等から取得する控除証明書等データを利用して年末調整申告書データを作成するためのソフトウェアを取得します。
②控除証明書等データの取得
控除証明書などをデータで取得するには、従業員に取得の手続きをしてもらう必要があります。取得方法には、マイナポータルを利用する方法と保険会社等のホームページで取得する方法の2通りがあります。
【マイナポータルを利用する場合】
マイナポータルを利用する場合、民間送達サービスに送達された複数の控除証明書等データの一括取得が可能で、保険会社等のホームページ等からの控除証明書データの取得は不要です。
【保険会社等のホームページから取得する方法】
保険会社等のホームページ等から、控除証明書データを取得します。（具体的な取得方法は保険会社等により異なります。）
まとめ
国税庁の年末調整ソフトウェア公開が10月以降の予定です。
令和2年度の年末調整手続きの電子化は義務はありません。しかし、年末調整手続きの電子化は今後の年末調整作業の効率化が図れることでしょう。
