工数管理・スケジュール管理・予算管理

おはようございます。本迫です。

本日は工数管理・スケジュール管理・予算管理について書きます。
これは私自身の今年の最重要課題としているものであり、現在空き時間を使って対応を進めているものになっています。
自身の考えの整理を兼ねて書いていきますので読みにくさはご了承ください。

1.なぜ管理が必要か。
仕事は全てを一人で作業していければ極論管理は不要で、力業である程度対処できてしまうものです。しかし、関わる人数が増える程に適切な管理を施す必要があります。
管理をしなくても仕事はなんとかなるものではありますが、多くの場合は、関係者の中で力関係の弱いものがムリを通すことでなんとか仕事が完遂されるということが起きます。
このような状況が続くと退職を考える者がでてきたりするため、無茶な負担を強いない仕組みは大事です。

そう考えるようになったのは、過去の自分の環境が大きく影響を与えています。
これまで、私はがむしゃらにできる限りを尽くすという対応で仕事をして参りましたが、仕事を振られる立場である時代は、その仕事量を管理してもらえたことはありませんでした。
会社にある仕事量をそのとき会社にいる人員にほどよく割り振るということはされましたが、中身はまるで見てもらえないため、万年業務量過多を起こしプライベートの充実、「家庭」という時間を考えることが許されないような環境でした。
当時は、なぜ上位者は私の業務量管理をしてくれないのかと嘆いたものですが、自分の業務量を自分で管理できていなかったことがそもそもの原因だと今は感じています。
休日を潰せばなんとか終わるという考え方で生きてきたため、休日も仕事が入る状態が恒常化し、業務量過多を起こし続けた。考え方自体がその循環を生んでいたということです。

税務会計の世界は無限に広がっているようなものが多く、時間に制限をつけなければいくらでも検討要素は発見できてしまいます。
そのため、工数設定を行い、制限を設け、重要度基準でできる範囲で対処するのがあるべき姿です。
全ての対応を100%行うという対応は絶対にできない分野であることを早期に自覚すべきだったのです。

いろいろ書きましたが、管理なき仕事は、過剰な負荷を生み、誰かを不幸にするということです。
反面、大きく人を成長させる機会にもなり得るわけですが意図して管理していないのと、意図せず管理していないのでは大きく異なるわけです。

2.工数管理とスケジュール管理・予算管理の関係
工数管理を行うことでスケジュールを管理でき、工数管理を行うことで予算を管理できる。そういった関係になります。
そのため、まずは工数管理を正しくできることが必要です。

3.工数管理
工数管理の第一歩は、工程を分解し、各工程の内容を記録することです。なんとなく行っていた作業を分類していきます。
目安としては、1工程は、1時間以内の作業に区分けすること（1時間以内の作業が〇回分繰り返すといった分解も可）
これは、作業の区切りを作りやすくする効果もあります。
どこまで行ったかわからない状態は何度も進捗状況の確認から行わなければ作業を再開できなくなってしまいます。
再確認は無駄な工程のため排除すべきです。
各工程を分解したら、ゴール（案件自体の期日）から逆算し、スケジュールを組み、割り当て可能な時間を設定します。
全ての関係者にとって無理のない時間設定が必要で、無理のある設定になる場合は、そもそもの工程の再検討が必要です。
不要な工程や、無駄の多い工程を思い切って排除し、無理のない工数でスケジュールを組みます。

初回は、この業務予測量にズレがでてしまうことが多いですが、税理士業はほぼすべてが「繰り返し」の機能がある業務です。一度やったことが次に生かせます。
二度以上行うことが明らかな仕事は、次の仕事の効率化をセットでこなすことによりどんどん効率化ができます。
また、この「繰り返し」は意図的に多発させることができ、「平準化」「共通化」した工程組みを意識することで、一見別の仕事に見えたものが同じ仕事になります。
工数管理上も、この同じ工程組みができるようになれば管理しやすくなります。

4.スケジュール管理
工数管理がある程度回るようになれば、スケジュール管理ができるようになります。
各案件の工程、工数をスケジュールに割り当てていくだけで完成です。
ただし、スケジュール管理は詳細にやる必要はありません。雑な管理が大事だと感じています。
①1日単位の管理
その日の仕事量の管理です。ここは目の前にあるタスクに時間を設定し、優先度順でこなすのみです。
時間をこえるものは翌日のタスクに仮設定するなどして対応します。
②1週間単位の管理
1週間単位の仕事量の管理です。工数管理を駆使して、どの週にどの程度仕事量が必要かを予測して週単位工数を集計します。
ここに無理があるようであれば、工数管理上の工程変更か、ヘルプを出して、他の人員の助けが得られないかの確認をします。少なくとも1ヵ月分以上は1週間単位工数を出しておきます。
あくまで目安ですがここで許容量オーバーならばすでに赤信号です。許容限界は、定時時間分＋1時間程度で設定するのが良いです。
多少定時分を超えるぐらいならカバーできますし、余裕がありすぎると仕事を遅くこなす癖がつくためです。
③1カ月単位の管理
1カ月単位の仕事量の管理です。週単位管理を駆使して、どの月にどの程度仕事量が必要かを予測します。
この予測で許容限界をきたす場合は、そもそもの仕事の作業時期を調整する対応を行います。
原則通りの対応でいつ頃にどの作業を行うという慣習はありますが、それを守っていては、自らのスケジュールが守れなくなるため、通常とは異なる時期に移す案で対処していきます。
通常と大幅に異なる対応が予想されるため、各関係者に了承を得ておくなどの立ち回りも必要になります。
④1年単位の管理
1年単位の仕事量の管理です。月単位管理を参考に、年単位の工数を把握します。
ここでは、自分が仕事に充てようと考えている時間と乖離していないかを確認します。
ここで想定量と乖離している場合は、働き方自体の相談を行う必要があります。
雇用契約等の見直しから考えるべきです。自分を守れるのは自分しかいないため、どう生きていきたいのかの意思表明が必要です。
会社と対立してしまう場合は、転職などの検討も生じてくると思います。
⑤さらに長い期間の管理
これは管理ではなく、自分の将来の理想などを描いておくというものです。
何歳までにどのような仕事をしていたいかといった目標を設定します。このイメージを持っておくと、④の年単位管理がしやすくなります。
例えば、現在行う仕事以外の分野などへの進出が狙いにあるのであれば、当然に年単位業務量は抑えて、その新たな業務を行うための時間の捻出をしていく必要があるからです。

5.予算管理
工数管理ができれば予算管理もできます。
税理士業は多岐にわたるため、明瞭な料金表の設定は絶対にできません。
目安でしかないため、料金表があったとしてもその料金と乖離する場合が多々存在します。
乖離しすぎる案件が多いと、薄給で働かなければならないといった不幸を生むため、適切な料金の把握は重要です。
工数管理ができていなければ、値上げの時期を逸してしまうことにもつながり、双方の不平不満にもつながります。

本日の内容は以上です。特にまとめのようなものはない状態です。私自身試行錯誤してる段階です。
上記の取り組みを生かして、今後新たに参加してくれるメンバーの助けになるような仕組みを作っていければと考えてます。

最後に僕の日常を少しだけ提供しておきますと、8月の頭に親族の結婚式に参加してきました。
5月～7月あたりも仕事まみれでしたがこの時間だけは余裕持ってとれて本当によかったと思う式でした。
では。